| 계약서는 당사자 간의 권리와 의무 관계를 명확히 규정하고, 미래에 발생할 수 있는 분쟁을 예방하며, 합의된 내용을 법적으로 강제할 수 있는 중요한 문서입니다. 따라서 작성 시 다음과 같은 기본 원칙을 철저히 준수해야 합니다. 계약서는 내용의 명확성 및 간결성이 핵심- 6하원칙에 의한 작성: 계약서는 누가(Who) 어떤 내용을(What) 언제(When) 어디서(Where) 어떻게(How) 왜(Why) 이행할 것인가를 명확히 기술해야 합니다. 이는 계약의 당사자, 목적물, 이행 시기 및 장소, 이행 방법, 계약의 목적(권리의무 발생 원인) 등을 빠짐없이 기재하여 계약 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 하기 위함입니다.
- 누가 (Who): 계약 당사자의 정확한 명칭(개인/법인), 대표자 이름, 주소 등을 명시하여 당사자를 특정합니다.
- 무엇을 (What): 계약의 목적물(예: 부동산, 물품, 용역 등)과 그 내용(예: 매매, 임대차, 도급 등)을 구체적으로 기재합니다.
- 언제 (When): 계약의 효력 발생 시기, 이행 기한, 대금 지급일 등 시간과 관련된 사항을 명확히 합니다.
- 어디서 (Where): 목적물의 인도 장소, 대금 지급 장소, 계약 체결 장소 등을 필요에 따라 명시합니다.
- 어떻게 (How): 의무 이행의 방법, 대금 지급 방식, 분쟁 해결 절차 등을 구체적으로 기술합니다.
- 왜 (Why): 계약의 배경이나 목적을 서두에 명시하여 계약의 전체적인 취지를 이해하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
- 정확, 간결, 평이, 명료:
- 정확성: 숫자, 날짜, 주소, 명칭 등 모든 정보는 오차 없이 정확하게 기재해야 합니다. 작은 오류라도 추후 분쟁의 빌미가 될 수 있습니다.
- 간결성: 핵심 내용을 중심으로 군더더기 없이 짧고 명료하게 작성해야 합니다. 불필요한 문구나 반복은 계약서의 가독성을 떨어뜨리고 혼란을 야기할 수 있습니다.
- 평이성: 법률 전문가가 아닌 일반인도 쉽게 이해할 수 있는 평이한 용어와 문장을 사용해야 합니다. 지나치게 전문적이거나 난해한 법률 용어는 피하고, 필요한 경우 쉬운 말로 풀어서 설명합니다.
- 명료성: 어떤 조항이든 단 하나의 해석만이 가능하도록 명료하게 작성되어야 합니다. 애매모호한 표현이나 중의적인 문구는 분쟁 발생 시 각자 유리한 방향으로 해석될 여지가 있어 매우 위험합니다.
- 애매한 단어 사용 금지: "적당히", "적절히", "상식적으로", "최대한", "신속히" 등과 같이 주관적인 판단이 개입될 수 있는 모호한 단어의 사용을 피해야 합니다. 예를 들어, "물품을 적절한 시기에 인도한다" 대신 "물품을 계약 체결일로부터 7일 이내에 인도한다"와 같이 구체적인 기준을 제시해야 합니다.
- 어법에 맞는 문장 및 문장 부호: 올바른 어법과 적절한 문장 부호 사용은 계약서의 의미를 명확히 전달하는 데 필수적입니다. 비문이나 오탈자는 의미를 왜곡시키거나 신뢰도를 떨어뜨릴 수 있습니다.
- 권리자와 의무자의 명확화: 각 조항에서 누가 권리자이고 누가 의무를 이행해야 하는지, 그리고 그 의무를 어떠한 방법으로 이행해야 하는지를 명확하게 기술해야 합니다. 이는 각 당사자의 책임과 역할을 분명히 하여 분쟁 발생 시 판단 기준을 제시합니다.
계약서 용지의 사용 원칙계약서는 장기간 보관되며 법적 증거 자료로 활용될 수 있으므로, 용지 선택에도 주의를 기울여야 합니다. - 용지의 보존성: 일반적인 제한사항은 없으나, 계약서의 원본이 장기간(수십 년 이상) 보존되어야 하는 경우가 많으므로 내구성이 강하고 변색이나 훼손에 강한 용지를 사용하는 것이 좋습니다. 잉크의 번짐이나 퇴색이 적은 용지 및 인쇄 방식을 선택하는 것도 중요합니다. 감열지(영수증 용지 등)와 같이 시간이 지나면 글자가 사라지는 용지는 절대 사용해서는 안 됩니다.
- 용지의 규격 및 호환성: 계약서가 법원, 행정기관 또는 기타 공신력 있는 기관에 제출될 가능성이 있으므로, 해당 기관들의 표준 문서 규격에 맞는 용지를 사용하는 것이 좋습니다. 현재 대한민국 법원 규칙의 문서 규격은 가로 210mm, 세로 297mm의 A4 용지 크기입니다. A4 용지는 보관 및 스캔, 복사 등 문서 처리 전반에 가장 보편적으로 사용되는 규격이므로, 특별한 사유가 없는 한 A4 용지를 사용하는 것이 효율적입니다. 비표준 용지를 사용할 경우, 제출 기관에서 문서 처리의 어려움을 겪거나 별도의 변환 과정을 요구할 수 있습니다.
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